Eine der häufigsten Fragen, die mir Unternehmen stellen: „Sollen wir das kaufen oder selbst entwickeln lassen?" Die ehrliche Antwort lautet fast immer: „Es kommt darauf an." Aber auf was kommt es an? Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Rahmen, der die Entscheidung in der Praxis erheblich einfacher macht.
Die Grundfrage: Ist es ein Allgemeinproblem oder Ihr Problem?
Standardsoftware ist dann die richtige Wahl, wenn das Problem, das Sie lösen wollen, von tausenden anderen Unternehmen geteilt wird: Buchhaltung, CRM, E-Mail, Projektmanagement. Hier haben Softwareanbieter jahrelange Erfahrung, tausende Nutzer und entsprechend ausgereifte Produkte eingebaut. Eine Eigenentwicklung hier ist Ressourcenverschwendung. Individuelle Software lohnt sich, wenn Ihre Anforderungen so spezifisch sind, dass kein marktgängiges Produkt sie wirklich abbildet – oder wenn der Unterschied in der IT-Abbildung direkt ein Wettbewerbsvorteil ist.
Fragen Sie sich: Könnte ein direkter Wettbewerber mit derselben Standardsoftware dasselbe tun wie Sie? Wenn ja, bringt individuelle Software keinen Differenzierungsvorteil. Wenn nein, ist sie eine strategische Option.
Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist
Standardsoftware ist schneller verfügbar, günstiger in der Einführung und profitiert von einer aktiven Entwickler-Community und regelmäßigen Updates. Ihre Anforderungen müssen sich der Software anpassen – was manchmal bedeutet, interne Prozesse zu überdenken. Das kann sogar ein Vorteil sein: Oft sind eigene Prozesse historisch gewachsen und entsprechen nicht mehr dem Stand der Technik. Eine gute Standardsoftware zwingt zur Professionalisierung.
Wann individuelle Entwicklung die richtige Entscheidung ist
Individuelle Software ist dann sinnvoll, wenn Ihre Prozesse tatsächlich einzigartig sind und einen messbaren Wettbewerbsvorteil darstellen, wenn mehrere Standardsysteme so tief integriert werden müssten, dass die Integration teurer wäre als eine Eigenentwicklung, wenn vorhandene Systeme abgelöst werden sollen und eine Migration günstiger ist als eine neue Lizenzstruktur, oder wenn Compliance-Anforderungen spezifische Datenhaltung erfordern, die Standardprodukte nicht erfüllen.
Die häufig übersehenen Folgekosten
Bei beiden Optionen werden Kosten oft unterschätzt. Bei Standardsoftware: Lizenzkosten steigen mit der Nutzerzahl, Anpassungen und Integrationen sind oft teurer als erwartet, Upgrade-Kosten tauchen regelmäßig auf. Bei Eigenentwicklung: Wartungsaufwand wird dauerhaft unterschätzt, Weiterentwicklungen kosten immer Geld, der Wissensträger – oft ein externer Entwickler – muss langfristig verfügbar bleiben.
Fazit
Die Make-or-Buy-Entscheidung ist keine einmalige Wahl, sondern eine regelmäßige Überprüfung. Was vor fünf Jahren richtig war, muss heute nicht mehr stimmen. Eine gute Entscheidung erfordert eine ehrliche Bestandsaufnahme Ihrer Anforderungen, eine faire Kostenschätzung beider Optionen und jemanden, der kein Eigeninteresse an einer bestimmten Antwort hat.
Freiberuflicher IT-Berater mit M.Sc. Informatik (THM Gießen) und über 20 Jahren Praxiserfahrung. Schreibt über IT-Strategie, Software-Entwicklung und Digitalisierung im deutschen Mittelstand.
